Dedikerte videokonferanserom vs. BYOD rom

Fjernsamarbeid og videokonferanse har etter pandemien blitt en ny standard i næringslivet. Ofte ser vi en hybrid av eksternt arbeid og arbeid på kontoret. Vi ser på de to store trendene i markedet for slike løsninger!

Fordeler med hybridmodellen

Det er flere grunner til å omfavne en hybrid arbeidsmodell, som kombinerer ansatte på kontoret, og samhandling med eksterne ved bruk av videokonferanse. Ved å fjerne eller redusere den fysiske kontorbegrensningen, står bedrifter i større grad fritt til å tiltrekke seg nye ansatte fra en global arbeidsplass. Det å ikke ha fysiske kontorer, reduserer kostnadene forbundet med leie, utstyr og avskrivninger. I tillegg viser forskning at fleksibiliteten ved fjernarbeid øker ansattes motivasjon, produktivitet og tilfredshet.

Utfordringer med hybridmodellen

Mange selskaper har både lykkes – og mislyktes – med å implementere slike modeller tidligere. Problemene oppstår gjerne på grunn av mangel på felles kultur, samhold, delt identitet, formål og tillit til organisasjonen. I hybride modeller kan det oppstå en mangel på maktbalanse, der lederne og arbeiderne som møtte på kontoret dominerte, takket være fordelene ved å være fysisk sammen.


Fremme samarbeid gjennom videokonferanser

Til tross for fordelene og ulempene ved fjernarbeid og hybridmodeller, er denne fremtiden uunngåelig. Ingenting kan fullt ut erstatte møter ansikt til ansikt og opplevelsen av samarbeid og sosial samhørighet når man er fysisk sammen, men videoteknologi kan derimot gi den nest beste opplevelsen. Det er opp til IT/AV-avdelingen å utstyre arbeiderne med verktøyene de trenger for å jobbe og samarbeide effektivt.

Denne artikkelen vil se på de to store trendene i markedet innen videokonferanseløsninger for bedriftsmiljøer: Dedikerte videokonferansemiljøer og BYOD-rom (Bring Your Own Device).

Alternativ 1: Dedikerte videokonferanse-miljøer

En stor trend i markedet for videokonferanseløsninger er den dedikerte videokonferansemaskinvaren bygget rundt en bestemt plattform. Tradisjonelt har dette gjerne vært løsninger fra for eksempel Cisco som har bestått av komplette maskin- og programvareløsninger.

Nå er det derimot mest vanlig med Microsoft Teams-rom og Zoom-rom. Disse løsningene er basert på samarbeid med maskinvareleverandører, som lager sertifiserte videokonferanseløsninger for disse tjenestene. Disse er gjerne produsert av leverandører som Poly, Logitech, Lenovo med flere.

Fordeler

Brukervennlig:

Et dedikert videokonferansemiljø består vanligvis av et berøringspanel som er det sentrale punktet for interaksjon. De andre enhetene som utgjør løsningen vil inkludere skjerm, høyttalere, webkamera og mikrofon. Berøringspanelet gir de få funksjonene som trengs – bli med i et møte, start et møte, ring, presenter samt slå mikrofon, kamera og høyttaler på/av. Designet på berøringspanelet er et standarddesign laget av programvareleverandøren. Noen løsninger kan modifiseres, og utvide funksjonaliteten til å inkludere kontrollfunksjoner på rommet.


IT-sikkerhet:

Å ha dedikerte videokonferansemiljøer i møterom oppfordrer ansatte til å bruke de valgte og godkjente samarbeidsappene. De fleste videokonferansemiljøer har høye nivåer av sikkerhet, noe som betyr at ansatte kan kommunisere sikkert. Videre har alle de store plattformene store muligheter for administratorer til å sette tilgangsnivåer, konfigurere innstillinger og policyer, administrere enheter og mer.

Garantert høykvalitets lyd og video:

Dedikert maskinvare for videokonferanser er vanligvis laget av produsenter med en lang historie i AV-bransjen. Disse produsentene er tungvektere med en bevist merittliste for å levere utstyr av høy kvalitet. Videre vil utstyr som er spesielt utviklet for én applikasjon – for eksempel videomøter i bedriftsmiljøer – ha den ideelle kombinasjonen av funksjoner og spesifikasjoner for å yte på et høyt nivå. Dette står i kontrast til produkter fra forbrukerelektronikkleverandører, som har en tendens til å produsere produkter som passer for alle.

Perfekt for intern kommunikasjon:

Samlet sett er dedikerte videokonferanseløsninger skreddersydd til én spesifikk videokonferanseplattform ideelle for større selskaper. Slike organisasjoner er interessert i standardiserte løsninger på tvers av flere nettsteder, så en slik løsning er fornuftig økonomisk, for IT-teamet (ett system for implementering og support) og for brukeren (ett system å lære).

Ulemper

Begrenset fleksibilitet:

En dedikert videokonferanseløsning er perfekt for videomøter der folk bruker samme plattform. Systemet er imidlertid ganske begrenset når ansatte ønsker å snakke med eksterne partnere.

Hva om den eksterne partneren jobber i en organisasjon som bruker en annen dedikert videokonferanseløsning? Hva om organisasjonen deres har retningslinjer som forbyr bruk av andre videokonferanseverktøy på bedrifts-eide enheter? Mangfoldet av brukere og det brede spekteret av videokonferansetjenester, kan føre til at brukere trenger fleksibilitet i valg av videokonferanseverktøy for å kunne samarbeide effektivt.

Man må se på bruksscenarier når man skal ta en kjøpsbeslutning om AV-utstyr til møterom. Skal man delta på møter uten å ta med seg personlige enheter? Hvor mange mennesker har møter der innhold deles? Hva med kompatibilitetsproblemer mellom ulike videokonferanseleverandører?


Shadow IT - en stor sikkerhetsutfordring:

Dersom ansatte føler seg begrenset av videokonferanseløsningene som tilbys i møterommene, kan de velge å finne løsninger ved å laste ned ikke-godkjente løsninger på sine personlige enheter. Dette kan potensielt øke risikoen for sikkerhetsbrudd i IT-systemet og gjøre investeringen i møteromsløsninger borkastet.

Kostnader:

Dedikerte videokonferanseløsninger har ulike prisklasser, avhengig av produsenten og applikasjonen (f.eks. «huddle room» vs. konferanserom). Videre krever noen løsninger en månedlig lisens per enhet for enhetsadministrasjon og overvåking. For store installasjoner kan kostnadene derfor fort bli høye.


Alternativ 2: BYOD-videorom

Den motsatte trenden på markedet er BYOD (Bring Your Own Device) videorom hvor brukere tar med sine egne personlige enheter (og deres foretrukne videokonferanseapplikasjon) til møterommet, kobler til og kommer i gang med møtet.

Fordeler

Fleksibilitet:

Konseptet med BYOD videorom gir mye fleksibilitet til IT-avdelingen for å lage systemer som matcher bedriftens krav og brukernes behov. På én måte er alternativene ubegrensede. I BYOD-videorom har IT-teamet friheten til å sette sammen systemer som består av forskjellige enheter fra forskjellige leverandører som vil fungere sømløst sammen. Et BYOD-rom kan ha flere tilkoblingsalternativer (f.eks. kablet og trådløst) for å øke kompatibiliteten med forskjellige enhetsmerker. BYODs prinsipp gjør også at maskinvaren ikke begrenser hvilke applikasjoner brukerne ønsker å bruke under møtene sine. Deltakerne i videorommet tar ganske enkelt med seg sine egne enheter og kobler sine bærbare datamaskiner til systemet ved hjelp av en USB-kabel. Teknologien slår på og av den tilkoblede skjermen, og strømmen styrer alt tilkoblet utstyr automatisk ved signaldeteksjon fra brukerens bærbare datamaskin.

Pris:

Fleksibiliteten til BYOD-videorommene betyr at IT-avdelingen har myndighet til å lage løsninger som tilfredsstiller interessentenes behov samtidig som de holder seg til budsjettet. Videokonferansesystemer som er bygget etter prinsippet om BYOD kan skaleres opp og ned etter hvert som behovene utvikler seg og budsjettene endres over tid. Kostnadene til en dedikert videokonferanseløsning er vanligvis høyere fordi behovet for tilleggsutstyr er nødvendig, for eksempel en mikrofon, webkamera og høyttalere. BYOD-videorommene har lavere kostnader. Det avhenger av rommets størrelse og spesifikke krav. Likevel, med muligheten for å koble forskjellige enheter og merker til en «hub», er behovet for å investere i tilleggsutstyr og spesifikke videokonferanseplattformer borte.

Ulemper

Mulig kompleksitet for brukeren:

Fleksibiliteten en BYOD-løsning gir kan gjøre det fristende å legge til flere krav og enheter, noe som kan fornye møterommet unødvendig. Å ha for mange enheter og alternativer for å koble til eller dele innhold i et møterom kan gjøre det komplisert og forvirrende for brukeren. Dette vil også føre til flere supporthenvendelser og øke arbeidsbelastningen for IT-teamet.

Viktige nøkkelpunkter

En dedikert videokonferanseløsning er godt egnet for intern kommunikasjon. Avhengig av behovene, tilbyr en dedikert videokonferanseløsning mer sikkerhet og en standardisert opplevelse når det gjelder videokonferanseplattformen.

BYOD-videorom fjerner de låste opplevelsene fra leverandører ved å tilby fleksibel konferansestøtte for de fleste kommunikasjonsplattformene. Dette kan være Microsoft Teams, Zoom, Slack og mange flere. BYOD-videorom gir organisasjoner muligheten til å bruke møteplassene sine til å være vertskap for og akseptere videokonferansemøter gjennom hvilken som helst av disse plattformene. Eksterne møter er lettere å få med seg på veien, da brukerne ganske enkelt bruker den foretrukne videokonferanseplattformen. Vertene starter ganske enkelt videokonferansemøter ved å bruke sin egen bærbare datamaskin, og kobler romteknologien til møtet og eksterne deltakere, som deretter tar del i den samme samarbeidsopplevelsen.

Ta kontakt for å finne løsninger tilpasset ditt behov

Aktuelt

Meld deg på for å motta vårt månedlige nyhetsbrev