Besøksstyring

En enkel registreringsprosedyre setter tonen for de besøkendes førsteinntrykk. Og får det til å vare! Ved bruk av for eksempel besøksregistrering kan du identifisere de besøkende automatisk og gi dem en problemfri mottakelse i resepsjonen, mens verten blir varslet om deres ankomst.

Hva innebærer egentlig besøksstyring?

Det er prosessen med å ønske besøkende velkommen til lokalene dine. Et digitalt styringssystem kan håndtere påloggingsprosessen, som tidligere var en manuell prosess. Dagens teknologi har gjort det mulig for besøksadministrasjon å vokse til en svært integrert løsning med flere fordeler. Ikke bare kan du gjøre påloggingsprosessen for gjester til en enkel oppgave, du kan også utvide systemet til å inkludere sikkerhets- og sikkerhetsfunksjoner, varsle verter om at gjestene deres har ankommet og enkelt få gjestene til å overholde vilkår, taushetserklæringer eller andre besøksregler og informasjon som er unik for din bedrift.

Hvis du har mange besøkende eller sikkerhet er av bekymring, er det en klar grunn til å se nærmere på besøksadministrasjon hvis du ikke allerede har gjort det. Det begynner også sakte, men sikkert å bli normen som besøkende forventer av et profesjonelt selskap. De åpenbare fordelene for ethvert mellomstort til stort selskap er redusert press på resepsjonspersonalet og gi en bedre besøksopplevelse for viktige kunder. Den mindre åpenbare fordelen er at systemet samler mye data som kan oversettes til innsikt for anleggsledere, og hjelper dem med å optimalisere lokalene.

Besøkssystemer kan brukes til så mangt, uansett bedrift. 

Ubetjente og hybrid-resepsjoner

Den selvbetjente gjesteregistreringen avlaster resepsjonistene og reduserer ventetiden i resepsjonen. En effektiv ubetjent resepsjon krever et brukervennlig grensesnitt. I ubemannede eller delvis bemannede resepsjoner informeres det om vanlige tjenester som resepsjonen yter som eksempel vareleveranser, taxibestilling og rutetider.

Så hvorfor er besøksregistrering så viktig? Vi tar en nærmere titt.

Førsteinntrykket varer

En måte å realisere fordelene med et besøksstyringssystem, eller en VMS, er å tenke på hvor profesjonelt det er å bli møtt med en personlig hilsen. Gjestene vil finne påloggingsprosessen veldig smidig og ved å varsle verten umiddelbart, kan ventetiden i resepsjoner eller i lobbyer holdes på et minimum. Akkurat som kontordesign og personell kan få noen til å føle seg velkommen, bidrar verktøyene du bruker til å hilse på besøkende sterkt inn i helhetsinntrykket og opplevelsen av merkevaren din.

Fjerner belastning av personalet i resepsjonen

I enkelte bransjer eller på større kontorer kan stresset på resepsjonspersonalet til tider være skremmende. Teknologi kan bidra til å avlaste dem fra mange manuelle oppgaver, og gi dem mer tid til å fokusere på problemløsning eller gi utmerket kundeservice.

Samle inn data om besøkende og ansatte

For å effektivisere og effektivisere virksomheten din ytterligere, kan digitale verktøy for besøksadministrasjon hjelpe med å spore ansatte og samle inn data og statistikk som hjelper kontor- og anleggsledelse til å få ting til å fungere problemfritt og ta de riktige valgene når det gjelder design, rutiner og forsyninger på kontoret og arbeidsplass.